Arasta Bilgi Teknolojileri Pazarlama Dağıtım Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi

Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metni

Arasta Bilgi Teknolojileri Pazarlama Dağıtım Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi ("Veri Sorumlusu", "Arasta") tarafından; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK", "Kanun") başta olmak üzere ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanan bu metnin ("Aydınlatma Metni") Veri Sorumlusu'nun aşağıda tanımlanan haliyle kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında siz değerli ziyaretçileri, müşterileri ve diğer ilgilileri aydınlatması hedeflenmektedir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile kişisel verilerinizin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi ya da sınıflandırılması gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kastedilmektedir.

Arasta, veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumludur. KVKK uyarınca, Kişisel Verileriniz; yalnızca Veri Sorumlusu tarafından bu metinde açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

Bu kapsamda, Veri Sorumlusu, gerekli olan tüm teknik ve idari tedbirleri almak suretiyle kişisel verilerinizi; kişisel verilerin korunması ile ilgili tüm mevzuatın öngördüğü sınırlar çerçevesinde, KVKK'nın 4. maddesinde yer alan;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işleyecektir.

İşlenen Kişisel Veriler

Veri Sorumlusu olarak, müşterilerin ve ziyaretçilerin işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilecek kişisel verileri işlenmektedir. Bu kapsamda işlenen kişisel veriler; kimlik verileri, iletişim verileri, bankaya gerekli işlemleri gerçekleştirmesi amacıyla iletilmek üzere alınan finansal veriler, dijital iz verileri ve sipariş geçmişi ile yorumlara dair tutulan müşteri işlem verileriyle sınırlıdır. Kişisel Verilerin İşlenme Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel veriler, elektronik ortamda toplanmaktadır. Yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle toplanan kişisel veriler Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde ve bu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Amaçlar

Kişisel verileriniz, Veri Sorumlusu tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin tarafınıza sunulabilmesinin temin için gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi, tüketim ve alım motivasyonunuza uygun ürün ve hizmetlerin önerilebilmesi için sizleri daha iyi tanıyarak ihtiyaçlarınızı anlamak, sizleri ürün ve hizmetlerimiz hakkında bilgilendirebilmek, ürün ve hizmetlerimize dair geçmiş tercihlerinizi kullanımınıza sunarak alışveriş sürecinizi kolaylaştırmak, ürün ve hizmetlerimiz hakkında memnuniyetinizi ölçmek, istekleriniz ve ihtiyaçlarınız doğrultusunda ürün ve hizmetlerimizi geliştirmek ve çeşitlendirmek için ve bunlarla birlikte gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek, Veri Sorumlusu tarafından ticari kararların verilmesi ve uygulanması konusunda gerekli adımların atılması, gerekli kalite ve standart denetimlerimizi yapabilmek ya da mevzuat tarafından öngörülen raporlama ve sair yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, iş ilişkisi kurduğumuz gerçek kişilerin ve bu ilişkilerden kaynaklı hukuki emniyetinin sağlanması ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla benzer amaçlarla işlenmektedir.

Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz, Veri Sorumlusu tarafından, aşağıdaki hallerde ayrıca bir açık rızanız aranmaksızın işlenebilecektir:

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
3. Sözleşmenin ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
4. Veri Sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, şartlarından herhangi birisine dayanarak, Aydınlatma Metni'nde belirttiğimiz amaçlarla kullanılabilecektir.

Kişisel Verilerin Saklanması

Söz konusu veriler, özellikle hizmet alımı süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme yönetimi, müşteri memnuniyet denetimi süreçlerinin yürütülmesi, pazarlama süreci yönetimi, muhasebe işlemlerinin yerine getirilmesi ve güvenlik amaçlarıyla saklanmakta olup, bu kapsamda işlenen kişisel veriler ticari ilişkiye dayanak sözleşmenin bitiminden sonra eğer saklanmalarında herhangi bir meşru amaç bulunmuyorsa silinir veya imha edilirler. Ancak, olası ticari uyuşmazlıklar kapsamında Şirketimizin ispat vasıtası olarak saklaması gerekebilecek nitelikteki veriler kanuni dava zamanaşımı süreleri boyunca Şirketimiz nezdinde hukuka uygun olarak saklanırlar.

Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz; Arasta ve Arasta ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini; sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların yürütülmesi; hizmetimizin gereğinin yerine getirilmesi; sunulan ürün ve hizmetlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlara göre özelleştirilmesi; ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile kanuni gerekliliklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla iş ortaklarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilecek yöntemlerle Veri Sorumlusu'na iletmeniz durumunda talebin niteliğine göre talep en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun'un ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin Kanun'a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVKK'nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle Veri Sorumlusu'na iletebilirsiniz.

Belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler, adres bilgisi, iletişim bilgisi ve Kanun'un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; https://www.arastabilgi.com/basvuru/KVKK.doc adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Asmalı Mescit Mahallesi Ensiz Sokak No:3 Tünel Geçidi İş Hanı A Blok Kat:2 Beyoğlu-İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK'da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu [email protected] adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Başvuru sırasında uyulması gereken usul kuralları ve daha detaylı bilgiye Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Veri Sorumlusu'na Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'den ulaşabilirsiniz.

Arasta Bilgi Teknolojileri Pazarlama Dağıtım Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi

ARASTA BİLGİ TEKNOLOJİLERİ PAZ. DAĞITIM TİC. VE SAN. LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

MADDE 1
AMAÇ

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Arasta Bilgi Teknolojileri Paz. Dağıtım Tic. ve San. Ltd. Şti. (“Arasta”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Arasta; belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Arasta çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Arasta tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

MADDE 2
KAPSAM

Arasta çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, yöneticiler, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişiler ve bu kişiler bünyesindeki çalışanlar, yöneticiler ve diğer üçüncü kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verileri, bu Politika kapsamında olup; Arasta’nın sahip olduğu ya da Arasta tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

MADDE 3
DAYANAK

Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 30286 sayılı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ve 30224 sayılı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik dayanak alınarak hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve imhası konusunda yürürlükte bulunan ilgili düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. İlgili mevzuat ile Politika arasında uyumsuzluk bulunması halinde ise Arasta yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

MADDE 4
TANIMLAR

Bu Politika’nın uygulanmasında;

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı;

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini;

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini;

Çalışan: Arasta personelini;

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları;

Elektronik Olmayan Ortamlar: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları;

Hizmet Sağlayıcı: Arasta ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi;

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi;

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri;

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini;

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu;

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamını;

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi;

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri;

Kişisel Verinin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi;

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu;

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri;

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini;

Politika: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları işbu Politika’yı;

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi;

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini;

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi;

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemini;

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i ifade eder.

Bu Politika’ da yer almayan tanımlar için Kanun’daki tanımlar geçerlidir.

MADDE 5
VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ

Arasta; kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gerekli bilgilendirmenin yapılması için Kanun’a uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini yazılı veya Kanun’un belirlediği yöntemler ile Arasta’ya iletmeleri durumunda Arasta talebin niteliğine göre talebi, en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Arasta tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Veri sahipleri yukarıda sayılan haklardan kullanmayı talep ettikleri takdirde, söz konusu talebi yazılı olarak imzalı bir nüshası ve şirketimizin Asmalı Mescit Mahallesi Ensiz Sokak No:3 Tünel Geçidi İş Hanı A Blok Kat:2 Beyoğlu-İstanbul posta adresine kimliğinizi tevsik edecek belgeler ile bizzat elden, noter kanalıyla veya güvenli elektronik imzalı olarak iletmelidirler.

Arasta talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Arasta tarafından gereği yerine getirilir.

MADDE 6
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI VE İMHA EDİLECEĞİ KAYIT ORTAMI

Arasta tarafından edinilmiş ve tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam, kayıt ortamı olarak kabul edilmektedir. Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Arasta tarafından aşağıda listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Tablo 1: Kişisel veri saklama ortamları

MADDE 7
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VEYA İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER VE SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

Arasta tarafından; çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Arasta faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Arasta’da, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Arasta, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,
• Sözleşme süreçlerini yürütmek,
• Faaliyetleri mevzuata uygun yürütmek,
• Kurumsal iletişimi sağlamak,
• Kurum güvenliğini sağlamak,
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilme,
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,
• Arasta ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Yasal raporlamalar yapmak,
• Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanun’un 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun tarafımızca kabul edilmesi,
• İlgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile tarafımıza yapılan başvurunun reddedilmesi veya tarafımızca Kanun’da öngörülen süre içinde cevap verilmemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Arasta tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

MADDE 8
TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12. maddesiyle Kanun’un 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Arasta tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. Aşağıda belirtilen tüm genel, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına rağmen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından öğrenilmesi ve/veya edinilmesi halinde, Arasta durumu veri sahibine ve Kurul’a bildirme yükümlülüğünü en kısa sürede yerine getirmektedir.

Teknik Tedbirler

Arasta tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Arasta bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
• Arasta bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Arasta içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Arasta, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek için Arasta tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Arasta internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

İdari Tedbirler

Arasta tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Arasta tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Arasta tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Arasta içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

MADDE 9
KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE ARASTA ADINA YER ALAN SORUMLULARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ, GÖREV TANIMLARI

Arasta ‘nın tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek vermektedir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 2’de verilmiştir.

Tablo 2: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

MADDE 10
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN ESASLAR

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Arasta tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Arasta kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması hallerinde, kişisel verilerin re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi konusunda yükümlülüklerini yerine getirmektedir.

Arasta kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde işbu Politika’da düzenlenen genel ilkeler ile teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak hareket etmektedir.

Arasta, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’ sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer. İlgili kişinin talebi halinde uygun yöntemi gerekçesini açıklayarak seçer.

MADDE 11
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Arasta, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Arasta bünyesinde bulunan kişisel verileri aşağıda düzenlenen yöntemleri kullanmak suretiyle silmektedir.

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler; bu veriler arasından saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılmaktadır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler; elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler; fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmektedir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanmaktadır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler; flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanmaktadır.

MADDE 12
KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Arasta, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Arasta bünyesinde bulunan kişisel verileri aşağıda düzenlenen yöntemleri kullanmak suretiyle yok etmektedir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler; kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilmektedir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler; optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanmaktadır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilmektedir.

MADDE 13
KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

Arasta, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

MADDE 14
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Arasta tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda

yer alır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Arasta tarafından yerine getirilmektedir. Arasta, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince Arasta, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Arasta ‘da her yıl Ocak ve Temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilmektedir.

Arasta, telafisi güç veya imkânsız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık olması halinde, Kurul’un bu maddede belirlenen süreleri kısaltabileceğini kabul etmektedir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

MADDE 15
KİŞİSEL VERİLERİ VERİ SAHİBİNİN TALEP ETMESİ DURUMUNDA SİLME VE YOK ETME SÜRELERİ

Veri Sahibi, işbu Politika uyarınca Arasta‘ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Arasta talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Arasta, ilgili kişinin talebini en geç 30 gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Arasta bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
3. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Arasta tarafından işbu Politika uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı Veri Sahibi’ne en geç 30 gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

MADDE 16
YÜRÜRLÜK

Bu Politika, 05.06.2020 tarihli olup, aynı tarihte yürürlüğe girmiştir. Politika Arasta’nın internet sitesinde yayımlanmaktadır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulmaktadır.

MADDE 17
DİĞER DÜZENLEMELER

Bu Politika bundan önce yürürlükte olan kişisel verileri saklama ve imha konusundaki düzenlemeleri ve eklerini ortadan kaldırır.

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Arasta ‘nın merkez ofisindeki dosyasında saklanmaktadır.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.